Homologación de proveedores: garantiza la calidad y eficiencia en tus compras

Homologación de proveedores

HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES: CALIDAD Y EFICIENCIA EN TUS COMPRAS

La homologación de proveedores es un procedimiento que puede ahorrarnos problemas, atrasos e incluso pérdidas. Disponer de un sistema de homologación de proveedores estandarizado que nos permita definir necesidades, características, tiempos o costes, antes de iniciar la relación con un proveedor, es clave para garantizar la calidad y la eficiencia en las compras de suministros.

Hoy en día sabemos que, aplicar un sistema de homologación de proveedores antes de iniciar una relación comercial con cualquiera de ellos, nos puede ahorrar más de una preocupación y garantizar mejores resultados.

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Pero, ¿qué es la homologación de proveedores y en qué nos beneficia?

Crear un sistema para la evaluación y homologación de proveedores significa diseñar un proceso, mediante el cual, podamos identificar qué proveedores están mejor preparados y cualificados para suministrarnos materias primeras, maquinaria, servicios de transporte y logística o, incluso, servicios de catering, material de oficina, personal eventual…

Cualquier empresa que quiera convertirse en proveedora de productos o servicios para un negocio es susceptible de aceptar un proceso de evaluación y homologación de proveedores.

Con el sistema de homologación de proveedores vamos a definir qué proveedores están cualificados para poder ser suministradores.

Cuanto mejores sean nuestros proveedores, mejores podrán ser nuestros productos y mayores rendimientos conseguiremos en nuestra empresa.

Homologación de proveedores

¿Qué debemos tener en cuenta al crear un sistema de homologación de proveedores?

Realizar un proceso de evaluación y homologación de proveedores puede ahorrarnos preocupaciones y dinero. Pondremos en marcha negociaciones con aquellos proveedores que hayan sido aprobados durante el proceso, así que tenemos mucho ganado.

Con este proceso vamos a lograr:

  • Establecer relaciones de confianza que pueden incurrir en una reducción de costes.
  • Reducir el riesgo, ya que conoceremos las capacidades del proveedor.
  • Mayor calidad: nuestros estándares de calidad y los del proveedor van de la mano.
  • Ahorrar tiempo: dispondremos de una base de datos de proveedores fiables a la que recurrir siempre que haga falta.
  • Mejorar nuestra imagen: cuidar nuestra selección y apoyarla en unos valores ecológicos y sociales, nos ayudará a encontrar proveedores que refuercen nuestra visión, misión e imagen.

Con el proceso de homologación de proveedores evaluamos si un proveedor está capacitado para suministrarnos de acuerdo a los requisitos de nuestra organización, pero aprobar a un proveedor no nos obliga a contratar sus servicios.

Los aspectos a estudiar en un proceso de evaluación y homologación de proveedores dependerán de las necesidades específicas de cada empresa.

A continuación os dejamos una lista de puntos a tener en cuenta al crear el sistema de homologación de proveedores:

  • Comprobar que el proveedor está al corriente con sus obligaciones financieras y fiscales.
  • Determinar si el proveedor tiene capacidad de producción suficiente para abastecernos correctamente.
  • Solicitar aquellas certificaciones de calidad y requerimientos técnicos necesarios en el proceso de producción o en los productos a suministrar.
  • Asegurar la trazabilidad, cadenas de custodia o sistemas APPCC, según la tipología de los productos.
  • Establecer costes, plazos de entrega y penalizaciones por incumplimiento.
  • Evaluar embalajes y transporte.
  • Asegurar una correcta atención al cliente y servicio de posventa.
  • Determinar la responsabilidad social y compromiso medioambiental de la empresa.
Homologación de proveedores

Cómo llevar a cabo la evaluación y homologación de proveedores

Una vez seleccionados y definidos los aspectos que queremos analizar en nuestra homologación de proveedores, debemos escoger la forma en que vamos a llevar a cabo el proceso teniendo en cuenta si se trata de un sistema que vamos a aplicar a nuevos proveedores o a proveedores ya existentes.

Las tres formas básicas en las que podemos realizar nuestra evaluación y homologación de proveedores son:

  • Realizando una auditoría, entregando un cuestionario que el proveedor realiza y con el que podemos otorgar una puntuación final a la calidad del proveedor.
  • Mediante la prueba y el testeo de productos, para comprobar su fiabilidad y características.
  • Remitiéndonos al histórico del proveedor y los resultados obtenidos durante el tiempo que llevamos trabajando con él.

Antes de efectuar la evaluación y homologación de un proveedor tenemos la obligación de comunicarle nuestras intenciones y facilitarle aquella información que pueda resultar de su interés. El proveedor debe conocer los criterios de aceptación que vamos a fijar, los métodos de control que queremos aplicar, la periodicidad con la que vamos a llevar a cabo las evaluaciones, etcétera.

¿Qué pasos debemos seguir para obtener nuestra lista de proveedores homologados?

  • Crear la base de datos con los proveedores a evaluar y sus características previas.
  • Entregar el cuestionario de evaluación.
  • Evaluar las respuestas obtenidas y puntuarlas mediante el sistema que hayamos especificado.
  • Visitar aquellas empresas que hayan “aprobado” la evaluación y conocer el producto físicamente, si es posible.
  • Redactar el informe de homologación.
  • Fijar la nueva fecha de evaluación.
  • Transmitir la información y selección definitiva a los departamentos que corresponda.

El proceso de evaluación y homologación de proveedores debe llevarse a cabo desde el departamento de compras de la empresa. Éste será el encargado de tratar el tema con cada departamento, listar los suministros necesarios e iniciar el proceso de homologación.

Esta tarea puede resultar compleja o tediosa si no se dispone del personal adecuado o de los recursos necesarios para llevar a cabo este tipo de estrategias. Por ello, contratar servicios de outsourcing en sternAliza reducirá la carga de trabajo de la empresa, aportando, además, la profesionalidad y la especialización de un departamento de compras externo al servicio de su empresa. Contacta con nosotros y te asesoramos sin compromiso.

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Más de 15 años de experiencia en puestos transversales de responsabilidad en empresas del sector alimentación, farmacéutico y gran distribución: compras, ventas, marketing, atención al cliente. Formador como profesor adjunto en UB. Especialista en gestión estratégica y de proyectos. Orientado a objetivos y resultados.

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