Las 6 principales funciones del departamento de compras

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es el corazón de muchas empresas; así, una adecuada optimización del mismo es una de las necesidades más claras que persiguen las compañías para conseguir una mayor rentabilidad.

Aunque las grandes empresas son cada vez más conscientes de la importancia de las funciones del departamento de compras, la realidad es que en la pequeña y media empresa esta una cuestión que aún no ha cobrado el protagonismo que merece. De hecho, es habitual que en las PYMES el departamento de compras forme parte de otro, incluyéndose en el departamento de administración o marketing, por ejemplo.

Esto último podría suponer un error dentro de las gestiones de la empresa. ¿Por qué? Para poder entenderlo, en primer lugar, deben tenerse muy claras cuáles son las funciones del departamento de compras. De esta manera, podremos comprobar por qué su actividad afecta a la rentabilidad de la compañía y además comprender cuál es el funcionamiento óptimo y más acertado del departamento de compras.

 

Funciones y responsabilidades del departamento de compras

A grandes rasgos, las funciones y responsabilidades del departamento de compras consisten en la obtención de suministros, materias primas y servicios para que la empresa pueda desempeñar sus labores correctamente. Muy importante, esto debe ser siempre teniendo en cuenta: precios, plazos y calidades óptimas, según los objetivos marcados.

Sin embargo, las funciones y responsabilidades del departamento de compras son algo más complejas y deben cumplir con unas tareas bastante más específicas, para lo que deben tenerse conocimientos propios del sector, proveedores, gestiones administrativas… A continuación, exponemos cuáles son estas funciones y responsabilidades del departamento de compras:

 

Funciones del departamento de compras: Asegurar el suministro

Sin duda alguna, asegurar el suministro de materias primas, productos o servicios es la principal función del departamento de compras. Y entre sus objetivos destaca conseguir los mejores resultados, tanto en calidad, como en precio y plazo.

Por otra parte, la reducción de costes es otra de las funciones del departamento de compras implícitas en este aprovisionamiento continuo de mercaderías. Para esto, lo más recomendable es acordar con los proveedores los precios, plazos de entrega y calidades, que deberán ir vinculadas a un contrato.

Otra opción para asegurar este suministro de forma impecable es hacerlo a través de una central de compras y servicios, —o a través de una empresa especialista en gestionar externamente departamentos de compra—. ¿Qué beneficios reporta esto a la empresa? La compañía tendrá libertad para establecer una planificación de suministros con la central de compras, pero ellos serán los que se encarguen de toda la gestión con los proveedores; esto es, un ahorro en costes administrativos.

 

Funciones del departamento de compras: Control de stock

Otra de las funciones y responsabilidades del departamento de compras es tener un control exhaustivo del stock o inventario. Esto será crucial para la empresa.

Por ello, el departamento de compras debe saber en todo momento qué hay en la empresa y qué falta. Además, es fundamental asegurar la continuidad del stock anteponiéndose a previsiones futuras o cambios en el mercado.

Por cierto que, este control de stock es especialmente importante cuando se trabaja con materiales perecederos.

 

Funciones del departamento de compras: Evaluación de proveedores

Los proveedores son externos a la empresa; no obstante, el éxito de la misma puede depender al 100% de su relación con ellos.

Atención, porque aquí tiende a caerse en el error: la relación de la empresa con sus proveedores siempre será independiente a la relación personal que se pueda tener con ellos. Sea mejor o peor, la empresa debe aplicar una evaluación continua de sus proveedores. ¿Por qué motivos? Porque solo así podrá saber si cuenta con los mejores proveedores posibles, cuál está siendo el grado de satisfacción o si existe un margen de mejora, entre otros aspectos.

Para ello, entre las funciones del departamento de compras, está dar con un método efectivo que, de manera objetiva, pueda valorar a los proveedores (siempre teniendo en cuenta la situación del mercado en cada momento): precio, calidad, cumplimiento de plazos, resolución de incidencias, estabilidad financiera, desarrollo de I+D, etc. Y, hasta el punto que sea posible, se debe utilizar esta misma escala también con posibles proveedores potenciales con los que aún no se ha establecido ningún contrato.

También forma parte de las funciones del departamento de compras tratar de traspasar todas las iniciativas o curiosidades que desarrolle el I+D del proveedor; no solo en cuestión de producto, sino también de logística y finanzas.

Si los volúmenes de compras de la empresa son muy altos, a fin de que no se pierda nada, desde sternAliza recomendamos la externalización, sino de todo, al menos de parte del departamento de compras.

 

 

Funciones del departamento de compras: Cumplimiento de las propias políticas de compras

Por supuesto, otra de las funciones y responsabilidades del departamento de compras es hacer seguimiento de todos los acuerdos y contratos con los proveedores.

No sirve de nada hacer establecer unos contratos muy detallados que regulen toda la colaboración si luego, a nivel práctico, no se tiene en cuenta que se esté cumpliendo lo pactado. Se necesita un seguimiento en cuanto a: entregas, calidades y facturas.

Y muy importante, a veces olvidado: deben revisarse también las posibles penalizaciones por incumplimiento, marcados en cada contrato. Así, el conocimiento de la legislación comercial hará que los contratos sean más ventajosos. Este es otro punto a favor de las centrales de compras o empresas especializadas, ya que suelen tener muy estudiada la legislación pertinente.

 

Funciones del departamento de compras: Colaboración con otros departamentos

La comunicación es imprescindible en cualquier departamento de la empresa. Ahora bien, es aún más importante para el departamento de compras. ¿Y esto a qué se debe? Una de las funciones clave del departamento de compras es detectar las necesidades de la empresa y cada uno de los departamentos que la componen. Solo así podrá cubrir dichas necesidades, al nivel de exigencia requerido, y hacer los pedidos para abastecer a cada departamento.

Por esto, el departamento de compras debe estar en contacto continuo con la dirección de la empresa y el departamento financiero; ya que debe conocer el presupuesto o tesorería disponible. Por supuesto, lo mismo ocurre con el departamento comercial, el de producción, logística o almacén, si los hay; para poder estar al día de las previsiones de ventas y/o nuevos lanzamientos.

¿La solución? Tener reuniones periódicas con estos departamentos es una manera efectiva para estar al día de la información y necesidades propuestas por cada uno de ellos.

 

Funciones del departamento de compras: Estar al día de novedades, cambios e innovación

Para terminar, entre las funciones y responsabilidades del departamento de compras, está la obligación de mantenerse actualizado en cuanto a las novedades de mercado, materiales o servicios.

Además de la evaluación continua de los proveedores que mencionábamos antes, será muy importante para el departamento de compras saber si hay un nuevo material o proveedor más económico o de mejor calidad; conocer la situación de mercado a nivel global y sectorial; establecer un seguimiento de la competencia y sus proveedores; etc. Es decir, contar con una visión actualizada y completa de lo que está sucediendo en el sector para saber si pueden aplicarse medidas de mejora.

 

 

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Más de 15 años de experiencia en puestos transversales de responsabilidad en empresas del sector alimentación, farmacéutico y gran distribución: compras, ventas, marketing, atención al cliente. Formador como profesor adjunto en UB. Especialista en gestión estratégica y de proyectos. Orientado a objetivos y resultados.