¿Cómo optimizar el departamento de compras? Reduce gestiones administrativas y ahorra tiempo

Oficina Departamento de Compras

CÓMO OPTIMIZAR EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras de una empresa es el área encargada de la adquisición de suministros, bienes, servicios o materiales que la compañía pueda requerir. La importancia de optimizar el departamento de compras radica, entonces, en una cuestión de rentabilidad.

Al referirnos a rentabilidad no hablamos solo de una cuestión meramente económica —que también—, sino además de una reducción en las gestiones administrativas que las compras de una empresa conllevan. Como veremos, el departamento de compras es un punto de conexión interdepartamental dentro de la compañía y sus acciones repercuten de manera directa en diferentes áreas.

Por esto, optimizar el departamento de compras es un requisito fundamental en el impulso que, tanto grandes como pequeñas organizaciones, necesitan para escalar su posición competitiva en el mercado:

 

 

¿Qué actividades realiza el departamento de compras?

Las actividades que realiza el departamento de compras son muy variadas pues, lejos de lo que pueda parecer, llevar a cabo las compras de una empresa es un proceso bastante complejo. ¿Por qué?

¿Cuáles son las funciones del departamento de compras?

El departamento de compras tiene conexión con todas las áreas de la empresa. Al ser el encargado de adquirir los bienes, materiales, suministros o servicios para la compañía, las actividades que realiza están directamente relacionadas con las necesidades de cada uno de los departamentos. Cabe destacar que en estos bienes o suministros entra absolutamente todo. Es decir, desde los materiales destinados a la fabricación o producción hasta un simple bolígrafo que el empleado utilice. Todo es todo: Servicios, materia prima, herramientas, material de oficina…

Por supuesto, todas estas compras y actividades que realiza el departamento de compras tienen un coste que se suma a la facturación de la empresa, en la mayoría de los casos de forma periódica y, otras veces, de manera puntual. Ahora bien, evidentemente la adquisición de bienes es la actividad principal del departamento de compras. Sin embargo, este debe cumplir con una serie de objetivos estratégicos en el proceso de compra.

Es necesario conocer cuáles son estos objetivos para comprender la importancia de optimizar el departamento de compras. Veamos cuáles son:

 

¿Cuáles son los objetivos del departamento de compras en una empresa?

Los objetivos del departamento de compras en una empresa van mucho más allá de la adquisición de bienes o servicios, pues no es solo esto, sino que tienen un carácter potencialmente estratégico. ¿A qué nos referimos con esto?

Entre los objetivos del departamento de compras de una empresa para la adquisición de bienes o servicios, destacan:

  • Satisfacer las necesidades de cada área: El departamento de compras debe conocer con exactitud las necesidades de cada uno de los departamentos que conforman la compañía.
  • Conseguir los costos más bajos: Tan importante es la calidad como los precios. El ahorro en costes económicos es un punto clave en la optimización del departamento de compras.
  • Conseguir unas óptimas condiciones de pago.
  • Tener buena relación con los proveedores: La elección de los proveedores es una cuestión esencial dentro del proceso de compras. Aplicándolo al ejemplo, teniendo en cuenta cuáles son los factores decisivos —necesidad, calidad y precio—, trabajar con uno u otro proveedor puede suponer una gran diferencia.
  • Evitar insuficiencias y mantener un control logístico: El departamento de compras debe trabajar con el margen y la previsión suficientes para evitar problemas de stock, tanto la falta como la sobresaturación del mismo.

Llegados a este punto, quizá te preguntes cómo es posible optimizar el departamento de compras si este ya se encarga de conseguir los precios más económicos. Te diremos que, aunque minimizar los costes es un componente clave, no es el único. Rentabilizar al máximo las compras de tu compañía pasa por una reducción de la gestión administrativa, para así ahorrar tiempo y poder dedicar estos esfuerzos a cuestiones que aporten un valor estratégico real. Por esto, nuestro servicio de externalización de compras es la solución perfecta para ayudarte a optimizar el departamento de compras de tu empresa.

 

Tiempo Departamento de Compras

 

La externalización total o parcial de las compras: La solución para optimizar el Departamento de Compras

¿Por qué externalizar las compras de tu compañía es la mejor solución para optimizar el departamento de compras? Nuestra organización que se encarga de los procesos de compras de las empresas que contraten sus servicios.

Reducción de gestiones administrativas y ahorro de tiempo:

“Si mi empresa ya cuenta con un departamento de compras, ¿por qué iba a externalizar las compras?” La gestión administrativa de materiales y suministros periódicos suponen un esfuerzo administrativo por parte de los departamentos que trabajan de manera interna. Incluso, por tal de no ocuparse de estas cuestiones, algunas compañías automatizan estas compras, corriendo el riesgo de adquirir suministros innecesarios y causando serios problemas de logística. Por lo tanto, el primer punto a favor es que, gracias a sus servicios, las gestiones administrativas se reducen y los esfuerzos se focalizan únicamente en las compras que aportan un valor estratégico real para la empresa.

Más oportunidades y menos costes económicos:

Otra cuestión a tener en cuenta es que sternAliza cuenta con un largo recorrido en el sector, cuenta con una cartera de proveedores de confianza y tiene un poder de negociación muy alto. Esto hace que pueda conseguir mayores oportunidades para tu empresa a costes más bajos. Algo que difícilmente puede obtener un departamento de compras que trabaja de manera independiente.

Por último, habría que añadir que uno de nuestros objetivos principales es ayudar a sus asociados a escalar su posición competitiva en el mercado. Por y para ello, trabaja según un espíritu de cooperación y colaboración continua, realizando análisis sectoriales para concretar las necesidades de sus clientes y las áreas que lo componen y con sistemas de aglutinamiento de compras.

 

 

¿Aún tienes dudas acerca del funcionamiento? En sternAliza queremos ayudarte a mejorar tus procesos de compra. Te ofrecemos el apoyo externo que tu compañía necesita para optimizar al máximo las actividades de tu departamento de compras. Ponte en contacto con nosotros y te asesoramos de manera personalizada y sin compromiso.

 

Presidente desde 2011 de la Asociación Nacional de Centrales y Grupos de Compra, ANCECO. Más de 20 años en centrales de compras del sector Industrial como fundador y director (CCQ, MCA y Espertis). Desde 2009 es Director General de Disertus Chemical, una alianza estratégica, fruto de la suma de experiencias de empresas con más de 20 años en el sector químico.